Was passiert, wenn man ins Krankenhaus muss und versucht, einen Termin bei einem Facharzt zu bekommen? Sie vereinbaren einen Termin für in etwa drei Wochen. Sie erhalten eine Bestätigung über den Termin. Sie nehmen den Bus. Sie nehmen im Wartebereich platz. Meistens verspäten sie sich. Der Spezialist ruft Ihren Namen auf. Sie nehmen einen Platz ein. Der Facharzt bespricht mit Ihnen Ihr Dossier/Ihre Beschwerden. Sie müssen sich Blut abnehmen lassen und eine Röntgenaufnahme machen. Die Blutabnahme kann noch am selben Tag erfolgen, allerdings an einem anderen Ort im Krankenhaus. Das Röntgenbild kann nur nach Terminvereinbarung gemacht werden. Das gleiche Verfahren beginnt von vorne. Man würde hier also gerne Flow kreieren. Flow erzeugt einen Mehrwert im Prozess.
There is clearly no ‘Flow’ here!
Ein “Flow” ist gegeben, wenn alle Schritte innerhalb eines Prozesses aufeinander folgen, ohne dass es zu Verzögerungen, Mängeln und/oder Nacharbeit kommt. Flow erzeugt im Prozess für jeden Schritt Mehrwer, jeder Schritt ist also wertschöpfend. “Flow” ist ein Synonym für kontinuierlichen Fluss. Wir sprechen von “Flow”, wenn Waren, Dienstleistungen oder Materialien während der Produktion durch einen Prozess fließen und jeder Schritt einen Mehrwert schafft, ohne dass es zu einem “Stillstand” kommt (Warten auf den nächsten Prozess).
Die Welt von Batch-and-Queue (Womack)
Flow-Denken ist nicht intuitiv. Wir sind damit aufgewachsen, in Begriffen der “Massenproduktion” zu denken. Wenn wir Prozesse effizient strukturieren wollen, landen wir fast immer bei “Spezialisierungen”. Wir unterteilen den Prozess in mehrere Teile, kaufen große Maschinen, geben Menschen spezialisierte Aufgaben, organisieren diese Aufgaben in Abteilungen, ernennen Manager als Abteilungsleiter, die wir oft für die lokale Effizienz verantwortlich machen, und wir produzieren in großen Chargen.
Aber Vorsicht! Spezialisierung ist nichts Schlechtes – sie ist oft die einzige Lösung, die für effiziente Arbeitsmethoden zur Verfügung steht.
Spezialisierung kann zu allen möglichen Arten von Verschwendungen führen. Beispiele:
- Große Machinen, große Ladung
- Großer Bestand an Materialien, Arbeiten und Endprodukten
- Viel Transport von Materialien und Produkten
- Abteilungen, die wie kleine Inseln arbeiten – mit KPIs, die oft miteinander in Konflikt stehen
- Defekte werden oft an den nächsten Prozess weitergegeben
Ein “Flow-Thinker” fragt sich oft: (1) Warum dauert die Genehmigung für eine Dachgaube bei der Stadtverwaltung 10 Wochen? (2) Warum dauert es eine Woche, bis meine Blutergebnisse eintreffen? (3) Warum ist meine Espressomaschine 2 Wochen lang außer Betrieb, wenn sie zur Wartung kommt?
”Flow” bedeutet, dass Prozessschritte ohne das Auftreten von Zwischenbeständen oder Wartezeiten verbunden werden. Es bedeutet auch, dass Prozessschritte, die sonst unabhängig voneinander ablaufen, miteinander verbunden werden. Wenn Prozessschritte miteinander verknüpft sind, führt dies oft zu einer besseren Teamarbeit, Probleme werden sofort erkannt, Rückmeldungen über Probleme im Prozess und der Druck, Probleme zu lösen, steigen.
Ein zusätzlicher Vorteil von ”Flow” ist, dass er Probleme in der Prozesskette identifiziert. In einem Produktionsprozess, der nach den “Flow” Prinzipien strukturiert ist, muss man auf diese Probleme reagieren. Macht es wirklich einen Unterschied, ob das Werk stillgelegt wird, wenn wir noch Vorräte für 5 Wochen in den Lagern haben? Wenn wir einen Prozess nach den Prinzipien des ”Flow” strukturiert haben, bedeutet ein 2-stündiger Stillstand in einem Produktionsschritt, dass die gesamte Anlage zum Stillstand kommt.